Beleg- & Rechnungsverarbeitung: automatisch geprüft und gebucht.
OCR und KI lesen Eingangsrechnungen und Lieferscheine aus, prüfen sie gegen Bestellung und Wareneingang, kontieren und buchen automatisiert ins ERP. Das Ergebnis: weniger Fehler, deutlich kürzere Durchlaufzeiten und konsequent genutzte Skonti.
Was ist KI-Belegverarbeitung?
KI-Belegverarbeitung bezeichnet das automatisierte Auslesen, Prüfen und Verbuchen von Eingangsbelegen wie Rechnungen und Lieferscheinen. OCR digitalisiert den Beleg, KI extrahiert die relevanten Felder unabhängig vom Lieferantenlayout und verarbeitet auch strukturierte Formate wie ZUGFeRD und XRechnung. Belege werden gegen Bestellung und Wareneingang geprüft, kontiert und über Schnittstellen ins ERP oder an DATEV gebucht. Die Ablage erfolgt GoBD-konform und revisionssicher.
Manuelle Belegerfassung kostet Zeit, Geld und Nerven
Die Eingangsrechnungsverarbeitung ist in vielen Unternehmen noch immer von Papier, Abtippen und langen Freigabewegen geprägt — mit messbaren Folgen.
Hoher manueller Aufwand
Belege werden gesichtet, abgetippt, zugeordnet und durch die Freigabe geschoben. Bei steigenden Belegmengen bindet das dauerhaft Kapazität in der Buchhaltung.
Fehler und Doppelarbeit
Zahlendreher, falsche Kontierungen und übersehene Abweichungen führen zu Korrekturen, Rückfragen und im schlimmsten Fall zu Doppelzahlungen.
Verfallene Skonti
Liegen Rechnungen zu lange, verstreichen Zahlungsfristen. Skontofenster verfallen ungenutzt — bares Geld, das Jahr für Jahr verloren geht.
Vom Belegeingang bis zur Buchung im ERP
Ein durchgängiger, geprüfter Prozess — vollständig nachvollziehbar und in Ihre Buchhaltung eingebettet.
Erfassen & auslesen
Eingehende Belege aus E-Mail, Postfach oder Scan werden automatisch erfasst. OCR und KI extrahieren alle relevanten Felder — unabhängig vom Lieferantenlayout.
Prüfen & abgleichen
Die Lösung prüft die Belege gegen Bestellung und Wareneingang, erkennt Abweichungen, Dubletten und formale Fehler bereits vor der Buchung.
Kontieren & freigeben
Belege werden nach Ihren Regeln kontiert und durch definierte Freigabe-Workflows geleitet. Unsichere Fälle gehen gezielt an Ihre Mitarbeiter.
Buchen ins ERP
Geprüfte Belege werden automatisiert ins ERP- bzw. Buchhaltungssystem gebucht. Zahlungsfristen und Skontofenster bleiben dabei stets im Blick.
Was Sie davon haben
- Deutlich kürzere Durchlaufzeiten vom Belegeingang bis zur Buchung
- Weniger Erfassungsfehler, Doppelzahlungen und Nacharbeit
- Konsequente Skonto-Nutzung durch eingehaltene Zahlungsfristen
- Freigesetzte Kapazität in der Buchhaltung für wertschöpfende Aufgaben
- Volle Transparenz und Revisionssicherheit über den gesamten Belegweg
- Skalierbarkeit bei steigenden Belegmengen ohne zusätzliches Personal
Entscheidend sind Buchungsschnittstelle, DATEV und revisionssichere Ablage
Belegerkennung ist nur der Anfang — der Nutzen entsteht, wenn Belege geprüft, GoBD-konform abgelegt und korrekt verbucht werden. Dazu gehören die Verarbeitung von ZUGFeRD und XRechnung, die Anbindung an DATEV oder Ihre ERP-Buchungsschnittstelle, die Übergabe ans DMS sowie eine revisionssichere Archivierung. Bei der Vielfalt der Systeme gibt es dafür keine Standardlösung von der Stange.
Deshalb integrieren wir für die Projektphase einen erfahrenen Interim-Manager direkt in Ihr Unternehmen — vor Ort, mit Verständnis für Ihre Buchhaltungsprozesse, der die Integration sicher und revisionssicher steuert.
So funktioniert die Integration- Verarbeitung von ZUGFeRD und XRechnung
- Anbindung an DATEV oder Ihre ERP-Buchungsschnittstelle
- Übergabe ans DMS und GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung
- Ein Verantwortlicher vor Ort statt Schnittstellen-Pingpong
- Abgestimmte Kontierungs- und Freigaberegeln
- Wissenstransfer ans Team — Sie bleiben unabhängig
Ihr Einsparpotenzial in der Belegverarbeitung
Schätzen Sie ab, wie viel Bearbeitungszeit und Kapazität die automatisierte Belegverarbeitung pro Jahr freisetzt. Alle Werte sind eine transparente Modellrechnung auf Basis Ihrer Eingaben.
Häufige Fragen zur Belegverarbeitung
Was ist KI-Belegverarbeitung?
KI-Belegverarbeitung ist das automatisierte Auslesen, Prüfen und Verbuchen von Eingangsbelegen wie Rechnungen und Lieferscheinen. OCR digitalisiert den Beleg, KI extrahiert die Felder unabhängig vom Lieferantenlayout und verarbeitet auch strukturierte Formate wie ZUGFeRD und XRechnung. Belege werden gegen Bestellung und Wareneingang geprüft, kontiert und über Schnittstellen ins ERP oder an DATEV gebucht. Die Ablage erfolgt GoBD-konform und revisionssicher.
Welche Belegarten lassen sich automatisiert verarbeiten?
Typischerweise Eingangsrechnungen, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen — in unterschiedlichsten Layouts, als PDF, Scan oder strukturiertes Format wie ZUGFeRD oder XRechnung. OCR und KI extrahieren die relevanten Felder unabhängig vom jeweiligen Lieferantenformat.
Ist die Verarbeitung GoBD-konform und revisionssicher?
Das ist das Ziel der Einführung: Belege werden unveränderbar und nachvollziehbar abgelegt, jeder Verarbeitungsschritt wird protokolliert und die Aufbewahrungspflichten werden über eine revisionssichere Archivierung — in der Regel im angebundenen DMS — eingehalten. Die konkrete Ausgestaltung stimmen wir mit Ihren Vorgaben und Ihrer Steuerberatung bzw. Wirtschaftsprüfung ab; die abschließende rechtliche Würdigung bleibt dort.
Wie zuverlässig ist die automatische Kontierung und Buchung?
Erkannte Belege werden gegen Bestellung und Wareneingang geprüft und nach Ihren Regeln kontiert. Eindeutige Fälle werden automatisiert gebucht, Abweichungen oder unsichere Fälle gehen in einen Prüf-Workflow an die zuständigen Mitarbeiter. Den Automatisierungsgrad legen Sie selbst fest.
Hilft die Automatisierung wirklich, Skonto besser zu nutzen?
Ja. Weil Rechnungen sofort erfasst, geprüft und freigegeben werden, verkürzt sich die Durchlaufzeit erheblich. Fristen werden eingehalten und Skontofenster konsequent genutzt, statt durch Liegezeiten zu verfallen.
Passt die Lösung zu DATEV und unserem ERP-System?
Ja. Buchungen und Belegdaten fließen über Schnittstellen an DATEV oder in Ihre ERP-Buchungsschnittstelle, die Belege werden zugleich ins DMS übergeben und revisionssicher archiviert. Strukturierte Formate wie ZUGFeRD und XRechnung werden direkt verarbeitet. Die Anbindung an Ihre gewachsene Systemlandschaft steuert ein Interim-Manager vor Ort.
Wie lange dauert die Umsetzung?
Das hängt von Ihren Belegmengen, der Zahl der Lieferantenformate und der Anbindung an DATEV bzw. ERP und DMS ab. Üblich ist ein Start mit einem klar abgegrenzten Belegtyp, der zügig produktiv geht, gefolgt von schrittweiser Ausweitung. Einen belastbaren Zeitrahmen nennen wir nach einer kurzen Aufnahme Ihres Belegflusses — ohne Schätzung ins Blaue.
Was kostet die Einführung?
Eine seriöse Pauschale lässt sich nicht ohne Kenntnis Ihrer Ausgangslage nennen. Der Aufwand richtet sich nach Belegvolumen, Format- und Layoutvielfalt sowie den anzubindenden Systemen. Im Erstgespräch ordnen wir den Rahmen transparent ein. Eine erste Orientierung zum möglichen Einsparpotenzial liefert der Rechner auf dieser Seite.
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In einem unverbindlichen Erstgespräch analysieren wir Ihren Belegfluss und zeigen, welcher Automatisierungsgrad in Ihrer Buchhaltung realistisch ist.
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